A menudo nos preocupamos demasiado por nuestra economía y dejamos de lado el otro gran recurso con el que contamos: nuestro tiempo. La gestión eficaz del tiempo es uno de los pilares fundamentales en los que se basa el éxito profesional, incluso me atrevería a decir que también el personal. Ser productivo con el tiempo del que disponemos significa cumplir nuestros objetivos antes, tener más tiempo libre y en definitiva, tener un mayor control sobre nuestra vida.

Todos de alguna forma hacemos balance mental del dinero que nos hemos gastado las últimas semanas y de la cantidad con la que contamos para llegar a fin de mes, pero ¿cuántas veces recapacitamos sobre el tiempo mensual que hemos malgastado o sobre cómo aprovechar de la mejor manera el que nos queda disponible?

En este artículo intentaré convencerte de lo necesario que es tener un control sobre nuestro tiempo y te contaré cómo administrarlo de forma eficaz para mejorar las posibilidades de cumplir con tus objetivos a tiempo.

Si, ya sé, este no es el típico artículo de un Blog de Marketing Online. Pero si quieres trabajar como Onliner por tu cuenta y riesgo va a ser especialmente importante que sepas organizar bien tu escaso tiempo para las mil cosas que te va a tocar hacer cada día.

No somos tan buenos decidiendo como creemos

¿No tienes la sensación a veces de que has pasado mucho tiempo trabajando pero casi no has aprovechado el día? ¿No te pasa a veces por la cabeza que hay algo importante que todavía no has hecho, pero no recuerdas qué es? ¿Te levantas en ocasiones por la mañana con dudas sobre con qué tarea empezar? ¿Pierdes a menudo demasiado tiempo con tareas urgentes y no te queda casi tiempo para lo realmente importante?

Esto te sonará, sobre todo si tienes que trabajar por tu cuenta y la organización de todas las acciones del día la marcas tú. Cuando nuestros objetivos se multiplican y tenemos que llevar a cabo acciones de proyectos diferentes es fácil perder el foco. Saber en cada momento que tarea nos toca hacer, qué objetivo es más prioritario o cuánto tiempo vamos a invertir en acabar nuestras tareas diarias se hace casi imposible sin un poco de organización.

Montar un buen sistema de productividad personal o de gestión eficaz del tiempo te valdrá para poner un poco de orden en en ese caos y para darte cuenta de que no solo vale con tener intuición, que para organizar bien tu tiempo hay que pararse a pensar y tener unas normas.

Los 5 errores más comunes con la gestión del tiempo

La mejor manera para darnos cuenta de que no aprovechamos el tiempo tanto como nos pensamos es repasar algunos de los errores más habituales a la hora de decidir como administrar nuestro tiempo.

Procrastinar

Por si no conoces el término, la procrastinación, basándome en la definición de wikipedia, es la acción o hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables.

Hay muchos tipos de procrastinación, algunas más evidentes y otras más sutiles, pero todas tienen la misma consecuencia, perder nuestro tiempo en chorradas o actividades intrascendentes en vez de afrontar los asuntos más importantes. A menudo nos autoengañamos haciendo cosas poco relevantes pero que están relacionadas con nuestra actividad. Esto nos genera una cierta sensación de estar aprovechando el tiempo, cuando en realidad lo que hacemos es huir de nuestra responsabilidad principal. En muchas ocasiones el motivo es que esta, la responsabilidad principal, suele parecernos más compleja o tediosa que otros asuntos más triviales.

Un ejemplo podría ser el de un bloguero que se pasa dos horas buscando la foto perfecta para representar la idea de su nuevo artículo cuando aún no ha escrito ni una sola línea. Es mucho más divertido estar viendo fotografías que concentrarse durante horas para conseguir escribir un contenido original que conecte con tu audiencia.

icon-star Truco: Este problema nos perseguirá toda la vida, es difícil de erradicar, pero planificar bien las tareas que vas a acometer a lo largo del día y controlar el tiempo que pasas haciendo cada cosa te puede servir para suavizarlo. También debes evitar las distracciones alejando de tu vista cualquier cosa que pueda resultar tentadora y te pueda hacer perder el tiempo.

Error a la hora de priorizar tareas

A veces esa mala elección a la hora de dedicar más o menos tiempo a una u otra actividad no es procrastinación sino simplemente falta de rumbo o mala planificación.

Por si aún no te has dado cuenta, nuestra mente no es precisamente un adalid de la organización racional del tiempo. No caigas en el error de pensar que siempre te vas a acordar de cuál es la actividad más necesaria o prioritaria en cada momento. Es fácil que nuestra intuición falle, porque no siempre tenemos presente toda la información necesaria para tomar la decisión sobre que hacer en cada momento.

No sólo debemos tener en cuenta todas las tareas pendientes que tenemos, sino su prioridad basándonos en la urgencia y la importancia de cada una de ellas.

icon-star Truco: Para evitar esto es necesario separar el momento de planificación de las tareas, del momento de ejecución de las mismas. Una forma sencilla de hacer esto, por ejemplo, es planificando lo que hacer justamente cuando acabe tu jornada de trabajo del día anterior.

Perfeccionismo

Es uno de los disfraces más habituales de la procrastinación. Tiene mucho que ver con ella, porque al final el efecto es el mismo, tiempo invertido en algo mucho menos necesario que otras tareas que tienes pendientes.

Probablemente alguna vez hayas escuchado la famosa frase de Voltaire de “lo perfecto es enemigo de lo bueno”. Y es que estar obsesionado por hacer las cosas perfectas consigue que pierdas toneladas de tiempo. En lo que tardas en perfeccionar algo que ya está bien hecho probablemente podrías haber resuelto varias asuntos pendientes más.

No se trata de hacer las cosas de forma mediocre sino de buscar la perfección sólo cuando merezca la pena, es decir, cuando el tiempo invertido en conseguirla genere mejores resultados que invertirlo en otros asuntos. Además, en muchas ocasiones, en el ámbito profesional, lo hacemos perfecto según nuestros deseos o expectativas y no para el público o cliente al que nos estamos dirigiendo.

icon-star Truco: Consulta con otras personas el resultado de tus acciones para contrastar si ese detalle que tú consideras tan importante es una preocupación general o una mera obsesión tuya con algo intrascendente.

Orden de tareas

Otro error bastante común es usar los mejores momentos del día en tareas secundarias en vez de afrontar lo más gordo en esos momentos. Cada persona y cada situación es diferente, pero lo habitual es que el periodo del día en el que somos más productivos sea al medio día. Durante esas horas del día nos encontramos más activados después de unas horas de trabajo, pero estas no son las suficientes como para mostrar síntomas de cansancio.

Tienes que procurar concentrar las tareas más importantes y claves del día en ese periodo más productivo y dejar las tareas secundarias para momentos en los que rindamos menos. Personalmente a mi me va bien resolviendo lo más importante en mis primeras horas de trabajo. Además es un alivio mental importante para el resto del día saber que te has quitado de encima lo más importante. Eso te motiva para continuar de forma más relajada con lo demás. Por el contrario si van pasando las horas, estás más cansado y te toca hacer al final lo más importante vas a sentirte mucho más presionado y tu rendimiento caerá.

icon-star Truco: Intenta averiguar en que situaciones y a que horas rindes mejor y usa esos periodos de tiempo para realizar las tareas que previamente hayas marcado como prioritarias. Puedes cronometrar cuánto tiempo tardas en hacer una misma tarea repetitivo o rutinaria en diferentes momentos del día.

Multitarea o hacer todo a la vez

Estás trabajando con tu ordenador, te pones a buscar información en diferentes páginas web para resolver una duda que te ha surgido, y acabas leyendo, sin saber muy bien porqué, un artículo de 5 puntos para mejorar tu perfil de Linkedin. Resulta que el artículo de Linkedin te resulta muy interesante porque hace ya tiempo que no revisas tu perfil y seguro que tiene unos cuantos errores.
Al final te acabas dispersando tanto que acabas olvidando el motivo por el que empezaste a navegar.

Este es uno de los errores más habituales. El hecho de tener tanta información interesante a golpe de clic convierte internet en una fuente contínua de tentaciones que nos hacen perder el foco. Procura evitarlo, porque es una forma de matar tu productividad personal.

Haz una sola cosa en cada periodo de trabajo, ni una más. Focalízate en resolver un solo problema o en poner en marcha una sola acción en cada momento o te dispersarás facilmente. Si tienes varias cosas que hacer en un mismo día es mucho más eficiente afrontarlas una a una que intentar resolverlas todas a la vez. Pruébalo si no me crees.

icon-star Truco: Usa la técnica del pomodoro. 25 minutos intensivos centrados en una sola tarea y 5 minutos de descanso en los que poder relajarte, responder whastapps o leer ese artículo tan interesante que tienes esperando en una pestaña de tu navegador.

¿Que puedo hacer para gestionar bien mi tiempo?

La forma más básica de empezar a gestionar de forma eficaz tu tiempo y acercarte así al cumplimiento de tus objetivos es un simple papel y un lápiz. Así hemos empezado todos, con las famosas listas o la tan popular en otros tiempos agenda de papel.

Así que si no quieres complicarte demasiado, haz algo tan sencillo como apuntar en un papel tu lista de tareas pendientes, y a continuación escribe al lado cuando quieres ejecutar cada una de ellas. Sencillo ¿verdad? Pero ya estarás dando un pasito importante.

Si esta fase ya la tienes superada y esto no es suficiente, me gustaría contarte cuáles son las claves que a mi me ayudan a tener un control sobre todo lo que debo hacer y a aprovechar mi tiempo de la mejor manera posible. Estos puntos son el fruto de un ensayo-error continuo aplicando los consejos de gente mucho más experimentada en estos temas que el que te escribe.

tools Usar una sola herramienta de Productividad Personal

Cuantas más herramientas uses para controlar tus tareas diarias más difícil será no pasar por alto nada y más tiempo perderás organizándote. Elige una sola herramienta para centralizar tu gestión del tiempo, y si es estrictamente necesario usar más de una, intenta al menos sincronizarlas.

clipboard Listas por proyectos

Las listas genéricas funcionan mal si tienes varios proyectos. Es más sencillo tener un control sobre tus tareas haciendo una lista por proyecto, así podrás observar de un vistazo lo que has hecho y lo que te queda por hacer y priorizar por ejemplo un proyecto frente a otro teniendo en cuenta lo avanzado que esté cada uno de ellos.

hourglass Aplicar la técnica del pomodoro

Como te expliqué antes es una sencilla técnica que combina 25 minutos intensivos de actividad con 5 minutos de descanso. Mejora tu rendimiento y te permite conocer mejor el tiempo que tardas en cada actividad, algo interesante sobre todo si es algo que te va a tocar repetir muchas veces.

clock Definir rutinas

Ir al gimnasio todos los martes y los jueves a las 9, escribir un artículo para el blog todos los Jueves por la tarde, etc. Tener un día, un horario y hasta un lugar definidos para realizar actividades repetitivas te ayuda a organizarte y mejora tu productividad. Intenta cumplir lo máximo posible con el horario establecido para crear un hábito.

check Revisar al menos una vez a la semana tus tareas pendientes

No es buena idea improvisar en cada momento que tarea debes hacer mirando las listas cada vez que terminas con alguna de ellas. Es preferible dedicar un rato el domingo a organizar las tareas que querrás sacar adelante durante el resto de la semana e ir revisándolas si puedes cada día antes de terminar con tus obligaciones. Esto te ayudará a estar concentrado en tu trabajo desde el primer minuto cada día.

Podríamos hablar de otros muchos aspectos para mejorar tu productividad, pero con que sigas estos 5 consejos ya empezarás con buen pie y notarás una importante mejoría. Si te vas metiendo en este mundillo de la gestión eficaz del tiempo te darás cuenta de que el sistema que utilices se puede sofisticar mucho más. Pero es preferible empezar con algo sencillo y cumplirlo que intentar usar técnicas más complejas y acabar frustrándote porque no son útiles para tus circunstancias y te hacen perder el tiempo.

Si estás interesado en seguir aprendiendo sobre este tema, puedes visitar el blog de ThinkWasabi donde encontrarás toneladas de información de muchísimo valor. También puedes apuntarte al curso de productividad personal de Google Actívate.

Herramientas para una gestión eficaz del tiempo

Es importante tener en cuenta que las herramientas son un mero apoyo y que lo más importante es que realmente te comprometas con un sistema que se adapte lo mejor posible a ti. Las herramientas que uses no te van a obligar, ni descontarte tus errores del sueldo, ni abroncarte cuando mires las musarañas, ten esto muy presente.

Más adelante me meteré a fondo con este tema y te contaré en un artículo todas las herramientas que he probado, para que sirve cada una y mi experiencia personal con ellas. Ahora te hablaré de tres de las más populares para que te vayan sonando y puedas empezar desde ya a trabajar con alguna de ellas.

Google Calendar

Google Calendar

Aspecto de Google Calendar

Herramienta super útil de Google que te permite ver en modo calendario los eventos y tareas por semanas, meses o días. Está diseñado para apuntar tus eventos, pero también lo puedes usar para asignar días y horas a tus tareas. Permite crear avisos, poner colores, ubicación y compartir eventos o tareas con otras personas.

Wunderlist

wunderlist

Interfaz de Wunderlist

La herramienta más popular de listas de tareas. Puedes desglosar cada tarea creando sublistas, crear grupos de listas o poner fecha límite a las tareas. Es una herramienta bastante completa si estás empezando, pero a largo plazo se te puede quedar un poco pequeña. También puedes compartir tareas con otros usuarios.

Facile Things

Facile Things

Panel de control de Facile Things

Una herramienta todo en uno. Sigue la metodología GTD (Get Things Done), una de las más punteras en el mundo de la productividad personal. Tiene agenda, puedes definir rutinas, hacer listas de proyectos, marcar el tiempo, la prioridad y el nivel de energía necesarios para realizar una tarea y hasta te hace informes de rendimiento. Para gente más experimentada en la gestión del tiempo es una herramienta fabulosa.

Vamos terminando

La gestión eficaz del tiempo o productividad personal es una lucha contínua contra nuestros malos hábitos y nuestra tendencia natural a la dispersión. No es fácil de dominar a corto plazo, requiere de un compromiso real por tu parte y de un sistema claro y eficaz que te ayude a organizarte.

Pero créeme cuando te digo que el esfuerzo merece la pena, la sensación de orden mental que te produce y la satisfacción de ir sacando todo a tiempo es impagable.

Nos leemos en el próximo artículo!

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